Что такое оптимизация бизнес-процессов?
Под данными действиями принято понимать целую совокупность процедур, ориентированных на достижение определенных целей, которые были сформулированы компанией.При этом предлагается выбрать оптимальные версии получения идеального результата.
Подобный подход к работе направлен на оптимальное функционирование современного предприятия.
Суть системы
Что примечательно, вся совокупность мероприятий комбинируется в определенной последовательности.
Процесс выстраивается с учетом определенных правил:
- достижение определенной цели каждой процедурой;
- строгая последовательность основных действий;
- четко прогнозируемые итоги.
Очень важно отметить, что сами методы, их количество и непосредственные цели могут существенно отличаться в различных компаниях.
Все это обусловлено не только особенностями самого бизнеса, но также его видами, размерами предприятия, свойствами руководства и личностными качествами управленцев.
Чтобы оптимизация оказалась эффективной, все эти особенности потребуется «взять на карандаш».
Для продуктивного ведения дела крайне важным окажется согласованность внедрения оптимизационных рычагов и маркетинговой политики.
Эффективная оптимизация бизнес-процессов обусловлена целым рядом факторов. Некоторые из них буквально сигнализируют о необходимости осуществления данных манипуляций. К числу таковых «маячков» можно отнести рост количества подразделений и управленческих уровней.
Также необходимо отметить:
- территориальную разобщенность подразделений;
- активный рост количественных критериев сотрудников;
- слабую развитость общей информационной системы либо ее полное отсутствие.
Зачем это нужно?
Если в организации все решения выполняются крайне не оперативно и с низким показателем качества, тогда следует задуматься об оптимизации функционирования компании.То же самое относится к медленному принятию решений.
Если замечено усиление психологического напряжения среди сотрудников, что обусловлено неурегулированными обязанностями, правами, ответственностью, то менять что-либо следует незамедлительно.
К прочим проблемным ситуациям следует отнести возникновение деятельности персонала, оставшейся без контроля и мониторинга. Причем данные ситуации могут быть как разовыми, так и периодическими.
Когда бизнес сталкивается с подобными симптомами, это явно указывает на необходимость что-то скорректировать в задачах управления.
Иногда целесообразно задуматься об оптимизации еще задолго до возникновения серьезных поводов.
Отдельного внимания заслуживает грамотный выбор самих инструментов для усовершенствования бизнес-процессов.
Ключевым критерием в данной ситуации должна стать доступность методики.
Причем данный фактор необходим на каждом этапе:
- разработки;
- согласования;
- исполнения;
- оптимизации;
- модернизации.
Нельзя не оговориться о том, что усовершенствование ведения бизнеса в той или иной сфере, как правило, опирается на определенную совокупность критериев.
Это количество транзакций, продолжительность, стоимость. Все перечисленные факторы обычно относятся к категории внешних процессов.
Однако именно они становятся основой единого управленческого контура. Некоторые из них как раз и предлагается рассматривать как способ уменьшения затрат.
В чем заключаются сложности?
Самый сложный этап оптимизации – это внедрение. Данная важная и ответственная процедура окажется наиболее эффективной, если ее поддержать посредством информационной модели компании.
Однако далеко не каждое предприятие имеет в своем распоряжении подобную систему.
Для поддержки актуальности и результативности функционирования организации рекомендуется:
- иметь систематический анализ всех сведений касаемо результативности и эффективности проводимых мероприятий;
- осуществлять постоянный мониторинг за соблюдением работниками всех процессов в сфере бизнеса;
- информирование персонала о внедрении всех новшеств.
Также необходимо принять во внимание тот факт, что ни одна модель оптимизирования делового процесса не может быть вечной и статичной. Со временем она непременно потребует либо тотальной замены, либо существенной корректировки.
Все дело заключается в том, что каждый бизнес-процесс должен четко соответствовать жизненным реалиям.
При этом все внедрения новшеств не должны идти в противовес нормальному развитию компании. Неудивительно, что обе эти стороны одного дела нуждаются в модификации своевременно. Только в данной ситуации можно размышлять не об отвлеченных понятиях.
При таких условиях оптимизация становится реальным, действующим инструментом, который действительно позволяет эффективно вести бизнес.
Управляемость компанией растет, а показатели качества предлагаемых товаров либо услуг увеличиваются.